Office Receptionist

Department: Business Development

Reports To: Business development manager

Position Summary

To manage and oversee front office operations, ensuring professional reception services, effective communication handling, and a positive first impression for clients, visitors, and stakeholders, while maintaining efficient administrative support.

Key Duties and Responsibilities:

• Supervise and coordinate daily reception and front desk operations
• Ensure professional handling of visitors, clients, and inquiries
• Maintain a welcoming, organized, and presentable reception area
• Establish and enforce front office procedures and service standards
• Manage incoming and outgoing communications (calls, correspondence)
• Direct inquiries to appropriate departments efficiently
• Coordinate internal communication and visitor scheduling
• Ensure high standards of customer service and client satisfaction
• Handle complaints or special requests professionally
• Maintain visitor logs and access control procedures
• Provide administrative support including filing, documentation, and record keeping
• Assist in meeting coordination, scheduling, and logistics
• Support general office operations as required
• Ensure adherence to company policies and front office protocols
• Identify and implement improvements in reception and administrative processes

Salary

• Attractive as to the company salary scale

Required Qualifications and Experience

• Bachelor’s degree or Diploma in Business Administration, Management, Office Administration, or related fiel
• Minimum of 3 years of relevant experience in reception, front office, or administrative roles
• Prior supervisory experience is an advantage

Required Skills and Competencies

• Proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Familiarity with office equipment and communication systems
• Basic record management and administrative skills
• Communication and interpersonal skills
• Customer service orientation
• Organizational and time management skills
• Front office operations management
• Administrative support and coordination
• Visitor and communication handling
• Professionalism and courtesy
• Attention to detail
• Reliability and accountability
• Problem-solving ability

How To Apply

Application Instructions

Interested and qualified applicants are invited to complete and submit the iDATA Technology Center Plc – Job Application Form

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